Як провести ефективну співбесіду, навіть якщо ви не HR: покрокове керівництво, корисні поради та приклади успішних стратегій

Коли правильно складете профілі фахівців і озброїтеся простим набором оцінки компетенцій, підберете відмінних співробітників, навіть якщо тільки вчора відкрили бізнес або стали начальником. У цій статті ви знайдете поради досвідчених HR та інших управлінців, які розповіли, як перший раз наймали персонал.

Підготовка до співбесіди

Ключ до успішної співбесіди і процесу підбору персоналу – знати мету. До етапи співбесід потрібно проробити величезну і важливу роботу – сформувати профілі майбутніх співробітників. Так у вас перед очима буде портрет потенційно успішного на цій ролі співробітника, – каже Олена Калацей, директор з персоналу компанії «Киберпротект».

Щоб скласти профіль співробітника, дайте собі відповідь на питання:

• Для яких завдань мені потрібен співробітник?
• Чим він буде займатися більшу частину часу?
• Який результат цього працівника буде вважатися хорошим?
• Які KPI у нього будуть?
• Що спеціаліст обов’язково повинен вміти, а що бажано?
• Які особистісні якості важливі для виконання робочих завдань?
• Що для мене як для керівника абсолютно неприйнятно в майбутньому співробітнику?

В результаті отримаєте:

1. Чек-лист компетенцій, навичок і якостей працівника. Так ви будете знати, які питання задавати на співбесіді.
2. Відповіді на головні питання претендентів про завдання та очікувані результати.

Іноді щирі відповіді на вищезгадані питання допомагають зрозуміти, що деякі штатні одиниці не дуже-то й потрібні.

Своє перше співбесіду я проводив разом з колегою. Ми домовилися, що буде вести він, а я задам уточнюючі питання.

Перше, з чим зіткнувся – було складно запитувати щось у кандидата. У нас в компанії, звичайно, був набір підготовлених запитань, але я їх прогледів побіжно, і тому складно було потім згадати питання під час співбесіди. Можна було б роздрукувати список заздалегідь, але дивитися на папірець – ще гірше.

Друга проблема – жорсткий таймінг. Хотілося задати питання кандидату, але час вже вийшло. Наступна проблема виникла вже після співбесіди – я вибудовував свої очікування досить низько. Якщо кандидат відповідав на базовий питання, я вважав, що це відмінний кандидат, його можна рекомендувати. Вже після співбесіди ми обговорили з колегою, що кожен з нас думає. Виявилося, я не помітив деяких речей. Наприклад, кандидат ішов від точної відповіді на питання. Після цього я став завжди вести записи по ходу співбесіди. Якщо у мене будуть сумніви в кандидата, можу повернутися до записів і вже на основі них прийняти рішення, а не просто покладатися на відчуття.

Сценарій співбесіди

Найчастіше співбесіда проходить погано, коли в ньому немає чіткої структури. Питання перескакують з досвіду на перевагу графіку і назад, стосуються освіти, а потім йдуть у сферу, яка взагалі не пов’язана з роботою. Щоб цього не сталося, я рекомендую підготувати приблизний список питань по блокам. Тут допоможе чек-лист з першої вправи, – радить Олена Калацей.

Є багато сценаріїв, як провести співбесіду. Ось приклад класичної структури.

1. Знайомство. Представляєтеся і можете коротко розповісти про компанії та вакансії.
2. Самопрезентація кандидата. Даєте здобувачеві 3-5 хвилин, щоб він стисло розповів про себе.
3. Проводите поглиблене інтерв’ю. Тут задаєте питання по конкретних місць роботи та досвіду в цілому. Можете дати кейс-питання.
4. Відповідаєте на питання кандидата. Дайте можливість здобувачу запитати про все, що йому цікаво, дізнатися про компанію і посади. Ці питання самі по собі теж цікаві для аналізу: що людині важливо в першу чергу.
5. Ставите терміни зворотного зв’язку. Не завжди рішення варто озвучувати відразу. Краще взяти паузу, щоб обміркувати відповіді кандидата і порівняти його з іншими шукачами. Але повертайтеся з відповіддю у рамках озвучених термінів – це важливо для репутації HR-бренду.

Спочатку моє агентство складалося з колишніх колег і знайомих, тому співбесіди просто не потрібні. Я знала сильні скіли, темперамент цих людей і неодноразово працювала з ними пліч-о-пліч. Але через пару місяців після старту я зрозуміла, що у нас не вистачає рук, зважилася ввести в команду незнайомця. Першим фахівцем, якого я шукала, став таргетолог.

Чомусь я уникала зум-колл і воліла задати купу питань у листуванні замість класичного співбесіди. Напевно, відгомони роботи в найом давали неприємні флешбэки, може, я думала, що так прогресивнішим.

Склала величезну анкету. Коли відгукнулася здобувачка, кожне питання я надсилала їй по черзі, задавала навідні. З спільним блоком вона впоралася швидко, але на експертні питання відповіді були довгими (швидше за все вона гуглила). За підсумком я взяла її на тестовий період і доручила налаштувати таргетовану рекламу для нашого агентства. Потрібно було підготувати кампанії до «чорної п’ятниці», коли ми давали знижки на пакет SMM. На підготовку дала два тижні, майже її не чіпала, але відстежувала дії у рекламному кабінеті. За два тижні нічого не змінилося, але в останній день дедлайну з’явилася кампанія з одним креативом. Коли я запитала цю дівчину, який у нас план, чи встигаємо – вона не відповіла.

Я налаштувала кампанії сама, «чорна п’ятниця» благополучно пройшла. Дівчина з’явилася і зажадала оплату, так як вона все налаштувала і прислала мені креативи, які робила я.

Всього цього можна було уникнути за допомогою співбесіди у форматі відеодзвінка, бліц-опитування та аналізу кейсів в реальному часі. Зараз у нас є чіткі профілі посади, інструкції по співбесідах, збудований внутрішній HR-маркетинг і набула команда реальних експертів. А ця помилка стала хорошим досвідом в стилі «перший млинець грудкою».

Як оцінити компетенції кандидата

Важливо відсіювати перше враження від змісту бесіди. Є яскраві та харизматичні люди, які чудово будують діалог. Але, коли ви починаєте аналізувати відповіді, то розумієте, що кандидат не озвучив жодного конкретного кейса або результату, – говорить Олена Калацей.

Для оцінки досвіду є метод STAR (situation, target, action, result). Кожен озвучений кандидатом приклад потрібно розібрати послідовно через питання.

1. Яка була ситуація/проблема?
2. Яка була мета?
3. Які дії здійснив кандидат?
4. До якого результату це призвело?

Щоб оцінити особистісні якості, «приміряйте» кандидата до команди.

Якщо здобувач занадто амбітний і готовий йти по головах (або навпаки, надзвичайно ніжний і вразливий), а інші колеги разюче відрізняються, це може призвести до неекологічної обстановці всередині, – додає Олена Калацей.

Але й ігнорувати особисте враження не варто – іноді саме воно допомагає прийняти правильне рішення.

Ми надаємо бухгалтерські послуги підприємцям – від стартапів до групи компаній. Перші співбесіди я проводила одна, коли не було ще HR і грошей на підрядника. Розмістила вакансію на сайті по пошуку персоналу. Мені потрібен бухгалтер на віддалену роботу. На віддалену роботу бажаючих зазвичай в рази більше, ніж в офлайн. Було приблизно 300 відгуків, йшла просто по черзі, хто раніше відгукнувся. Найскладнішим виявилося:

1. Вибрати серед такої величезної кількості кандидатів кількох, з ким зв’язуватися.
2. Що питати на співбесіді, щоб розуміти, що ми підходимо один одному.

Коли приходили кандидати на співбесіду за зуму, я їх розпитувала про банальні речі: про досвід і бажання працювати. Тоді я провела чотири співбесіди і дуже втомилася, на інших просто не було сил. При цьому вибрала того кандидата, з ким розговорилася на цілу годину. Ми дуже мило поспілкувалися, і я зрозуміла, що хочу з нею працювати. Не помилилася – довгий час цей співробітник вірно і віддано працював у моїй компанії, поки у неї не змінилися особисті плани.

Вже потім я розробила чек-лист з прийому співробітників, щоб звузити воронку найму. Серед кандидатів, які дійшли до співбесіди, дійсно були кращі і гідні, які працюють у мене вже багато років, з якими будувати бізнес одне задоволення.

Як зацікавити «того самого»

Ось кілька простих, але вірних лайфхаков, які допоможуть найняти хорошого працівника, якщо проводите співбесіду вперше і постійно – теж :

• Поважайте кандидата і його час, яким би високопоставленим керівником ви не були. Базові правила ділової етики повинні поширюватися не тільки на клієнтів, але і на кандидатів.
• Не використовуйте поглиблені методики, наприклад – стрес-інтерв’ю. Зробити це не завжди може і навіть досвідчений HR, а залишити негативне враження і нашкодити репутації – дуже легко.
• Будьте відкритими. Докладно відповідайте на запитання кандидата, не закривайтеся. Якщо у нього багато цікавих питань, які стосуються перспектив та бізнесу, а не швидкої надбавки до зарплати – це ознака небайдужої співробітника.
• Не порушуйте домовленостей з наступних кроків взаємодії, термінами зворотного зв’язку, умов і т. п.
• Розкажіть про місії та цінностях компанії. Так кандидату легше зрозуміти, що його чекає в компанії. Але розповідайте про це стримано, без зайвого пафосу і пихатості.

Ви здивуєтеся, наскільки багато шукачів зараз приділяють увагу корпоративній культурі, екологічності та соціальної відповідальності компанії, – додає Олена Калацей.

На першій співбесіді я вибрала стратегію не вимагати, а «продавати» вакансію. У розмові з кандидатом описувала майбутні перспективи і розповідала, як йому пощастить, якщо прийме мою пропозицію. Тобто мотивувала кандидата, щоб далі вже він намагався мені сподобатися, захотів працювати саме у мене.

Зараз розумію, що інтуїтивно обрала вірний шлях. Адже, коли ми влаштовуємо кастинг на співбесіді і жорсткий відбір, то відсіваємо і змушуємо шукачів нервувати. І навпаки – якщо починаємо «продавати» вакансію, кандидат розслабляється і намагається проявити себе найкращим чином.